Albert Benedicto, socio director de Cimkey Muchas veces cuando la implantación de un sistema informático no ha funcionado todo lo bien que se esperaba, se suele decir, entre otras muchas cosas, que la herramienta adquirida no era la adecuada. Porque a veces no es un problema de que el programa no funcione correctamente, sino más bien que el programa, tal como esta concebido, no se adapta a las necesidades de la empresa. Pero, por otro lado, este mismo programa en otra empresa puede funcionar perfectamente.
En ocasiones, el éxito o el fracaso del proyecto no depende únicamente del programa en si sino de la propia implantación. Es decir, de las personas que forman parte del proyecto tanto de la empresa consultora como del propio personal de la compañía. Uno de los aspectos que determina si la implantación de un nuevo sistema ha sido exitosa, es la disminución de los procesos que se efectúan de forma manual.
Es interesante comparar, pasado un periodo prudencial de tiempo, las tareas que realizan las diferentes personas de la empresa y las que realizaban antes de la implantación, y de qué manera lo hacía.
Utilizar la herramienta adecuada para realizar una tarea es fundamental, y no por el hecho de que la herramienta nueva sea más cara o mas avanzada tecnológicamente que la que se ha utilizado toda la vida, la tarea encomendada se va realizar de forma eficiente. No existen herramientas universales que permitan hacer cualquier tipo de tarea de forma eficiente. Es como si una persona que vive en el campo en donde prácticamente no hay carreteras asfaltadas y todos son pistas o caminos sin asfaltar. Esta persona había utilizado para moverse en su ámbito un vehículo adaptado al entorno y cuando tiene que cambiar el vehículo lo que hace es comprarse un coche deportivo. Lo más probable es que aunque el automóvil nuevo sea mucho más atractivo y con lo último en tecnología, le funcione peor que el antiguo.
Otro de los motivos por los cuales se sigue “contado con los dedos”, a pesar de tener una buena herramienta, es que las personas que la tienen que utilizar no lo saben hacer de la forma adecuada, se trata por lo tanto de un problema de formación. Este problema en ocasiones puede ser del propio usuario por un tema de rechazo al cambio o porque realmente no se le ha impartido la formación adecuada. La formación es fundamental y no puede ser considerada como un gasto por las empresas sino como una inversión. La herramienta tiene que ser dominada por la persona y no al revés, porque entonces o la deja de utilizar o la infrautiliza.
En conclusión, con las herramientas adecuadas y una buena formación, se reducirá el índice de “contadores con los dedos”.
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